Bc. Helena Šípková
vedoucí oddělení sekretariátu a správy dokumentů
životopis
Oddělení sekretariátu a správy dokumentů, které je podřízeno řediteli/ředitelce SSV, zajišťuje tyto úkoly:
- příprava a zadávání veřejných zakázek ve své působnosti;
- zabezpečuje administrativní podporu řediteli ÚCL, dalším přímým podřízeným funkcím ředitele ÚCL a Ř/SSV, včetně ukládání a skartování všech určených písemností, zajišťování personálních administrativních činností (docházka, dovolené, evidence přesčasů apod.);
- organizuje a případně zajišťuje pro ředitele ÚCL a Ř/SSV všechny služební cesty;
- archivuje veškeré zprávy ze zahraničních služebních cest a vede další dokumentaci zahraničních služebních cest ředitele ÚCL a Ř/SSV;
- za ÚCL spravuje centrální registr administrativních budov CRAB;
- vede evidenci smluv uzavíraných ÚCL a uchovává jejich originály, zajišťuje publikaci smluv v registru smluv;
- zajišťuje evidenci všech veřejných zakázek malého rozsahu ÚCL v NEN, jejich kontrolu a administruje veřejné zakázky zejména s ohledem na uveřejňování jednotlivých dokumentů;
- odpovídá za plnění povinnosti ÚCL dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, zejména zpracovává texty povinně zveřejňovaných informací, výroční zprávu a odpovídá za centrální evidenci poskytovaných informací (viz směrnice ÚCL-134 Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím);
- administrativně zajišťuje přípravu aktů řízení a vede jejich evidenci;
- zajišťuje nákup kancelářských potřeb pro SSV;
- usměrňuje, koordinuje a nastavuje systém spisové služby včetně zpracování návrhů příslušných vnitřních předpisů (Spisový a skartační řád ÚCL);
- odpovídá za plnění povinností dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcí vyhlášky č. 259/2012 Sb. (příjem dokumentů na ÚCL, evidence dokumentů, rozdělování a oběh dokumentů, jejích vyřízení, odesílání a ukládání dokumentů);
- odpovídá za příjem dokumentů určených k uložení do spisovny ÚCL, za zapůjčování dokumentů ze spisovny ÚCL a sledování jejich zpětného vrácení do spisovny ÚCL.
